Xiptra - Hoe stel je een Request for Information (RFI) op?

Wat is een Request for Information (RFI)?

Een succesvolle vernieuwing van uw ERP-omgeving vraagt om doordachte planning. Daarbij wordt nog vaak met het vertrouwde RFI-, RFP-, RFQ-traject gewerkt. Met een RFI (Request for Information) maakt u uitgebreider kennis met leveranciers. Daarna volgt een RFP (Request for Proposal) waarin u een voorstel vraagt aan leveranciers met de beste match. Het proces rondt u af met een RFQ (Request for Quote); een offerteverzoek aan de shortlist van leveranciers voor bedrijfssoftware. Voor een RFP en RFQ aan de orde zijn, is een RFI voor uw ERP-project nodig. Maar hoe stelt u de best mogelijke RFI op?

De stappen:

Stap 1 – Breng uw wensen en eisen in kaart

Hoe scherper uw RFI voor ERP opgesteld is, hoe beter de match die u ermee maakt. Door vooraf de eisen en wensen van uw organisatie te formuleren legt u een solide basis. De belangrijkste onderwerpen bij het bepalen van eisen en wensen voor een RFI zijn:

Welke bedrijfsdoelstellingen wilt u met de vernieuwing van uw ERP-omgeving realiseren?
Waar ziet u potentiële mogelijkheden voor verbetering in uw organisatie?
Welke processen zijn key voor uw organisatie en waar is ruimte voor verandering?
Wat is er technisch op dit moment aanwezig en waar zitten hier de limitaties?
Wat is het budget en op welke termijn wilt u het nieuwe systeem draaiende hebben?

Stap 2 – Stel één heldere vraag

Een ERP- omgeving is van nature complex en zo goed als alomvattend. Zeker bij een vernieuwingstraject is focus van groot belang. Zorg dat u uw eigen bedrijfsstructuur, gegevens, processen en gebruikerstaken helder in kaart heeft. Breng vervolgens uw eisen, wensen en opties samen tot één heldere vraag. Dat focust de leveranciers in hun antwoord en geeft u een betere basis om ze te vergelijken.

Stap 3 – Zorg voor context

Een RFI is een formele kennismaking met verschillende leveranciers. Door uzelf in uw RFI-aanvraag voor te stellen voorkomt u dat uw RFI beantwoord wordt met een RFI. Plaats uw organisatie, doelstellingen, visie en wensen in een context. Loop de RFI na en controleer of de volgende omschrijvingen aanwezig zijn:

Welk probleem probeert u op te lossen?
Waar doet het zich binnen uw organisatie voor?
Wat zijn de gevolgen?
Welke relevante details spelen rondom de probleemstelling?
Wat zijn uw deadlines?

Stap 4 – Wat zijn uw oplossingen?

Heeft u zelf ideeën over de oplossing?
Voorkeuren voor specifieke pakketten?
De krijtlijnen van een plan van aanpak?

Deel dit in de RFI met de leveranciers. Ook als uw voorkeurspakket niet op de oplossingenlijst van een leverancier staat, kan u voordeel doen met een RFI. Het geeft u in het slechtste geval extra onderbouwing voor uw keuze. In het beste geval ontdekt u nieuwe mogelijkheden die tot een betere fit leiden.

Het antwoord op de RFI is een voorstelronde van verschillende leveranciers. Gelijktijdig is de aanvraag uw manier om u voor te stellen aan leveranciers. Door uw visie en aanpak bij aanvang te delen, vereenvoudigt u de zoektocht naar een compatibele leverancier. Voor meer informatie kunt u gemakkelijk contact opnemen!