• emblem

    De reis van een MKB’er Aflevering 2

emblem

Logistiek zonder stress – Grip op voorraad en leveringen

Na zijn financiële omslag dacht Karel dat hij voorlopig rustig kon ademhalen. De grip op zijn cijfers gaf hem eindelijk vertrouwen. Maar terwijl hij het idee had dat het roer weer recht stond, diende de volgende uitdaging zich aan: zijn voorraad en logistiek.

Karel runt een snelgroeiende groothandel in technische producten. Bestellingen uit heel Europa vinden hun weg naar zijn magazijn in Rotterdam. Zakelijke klanten bestellen eenvoudig via de webshop, maar achter de schermen ging het er allesbehalve soepel aan toe.

Want waar zijn financiële administratie voorheen een warboel was, gold dat net zo goed voor zijn fysieke producten. Te vaak botste Karel tegen dezelfde pijnpunten: verkeerde leveringen, lege schappen op cruciale momenten, of juist dozen die jarenlang stof stonden te vangen.

emblem

De illusie van voldoende voorraad

Net als zoveel ondernemers dacht Karel het op gevoel wel te redden. Bijhouden in Excel wat er in- en uitging, een paar lijstjes in de la, en de rest in zijn hoofd. Dat ging goed zolang het bedrijf soortgelijke orders kreeg. Maar toen de vraag diverser en internationaler werd, vielen de scheuren in het systeem pijnlijk op.

  • Klanten ontvingen soms de verkeerde producten.
  • Een populaire machine-onderdeel was plots niet meer leverbaar terwijl grote orders binnenstroomden.
  • Kritieke marges verdwenen in verzendfouten en retourkosten.
  • Het team in het magazijn werkte met orderlijsten die nooit helemaal actueel waren.

“Het voelde alsof ik constant brandjes aan het blussen was,” zegt Karel. “De telefoon stond roodgloeiend met klanten die vroegen waar hun levering bleef, of leveranciers die boos werden omdat betalingen en bestellingen niet synchroon liepen. Ik was trots op onze groei, maar tegelijkertijd werd ik er knettergek van.”

Het besef sijpelde door: grip op de financiën zonder grip op de logistiek is een vals gevoel van controle.

Het kantelpunt

De druppel kwam op een vrijdagochtend. Een trouwe klant uit Duitsland belde woedend omdat zijn bestelling wéér incompleet geleverd was. Tegelijkertijd bleek het magazijn vol te staan met artikelen die al maanden niet meer besteld werden.

Karel had genoeg van Excel-lijstjes en handmatige checklists die slechts een schijn van overzicht gaven. De gedachte was simpel: als ik met Business Central inzicht kon krijgen in mijn financiën, moet dat ook lukken voor mijn logistieke processen.

Na een nieuwe sessie met zijn partner Xiptra besloot hij de overstap te maken naar het geïntegreerde voorraad- en magazijnbeheer in Microsoft Dynamics 365 Business Central.

Van chaos naar controle

De implementatie begon met een heldere analyse: waar zat de echte pijn? Het antwoord was duidelijk: ontbrekende structuur en gebrek aan realtime gegevens. Zodra Business Central draaide, veranderde het spel radicaal.

  • Actuele voorraadniveaus: ieder artikel, elk onderdeel, altijd zichtbaar met exact aantal en locatie. Geen giswerk meer.
  • Voorspellende inkoop: het systeem signaleerde trends in afnames en voorspelde tekorten voordat ze problematisch werden.
  • Slim magazijnbeheer: order pickers kregen digitale looproutes die foutieve leveringen reduceerden en tijd bespaarden.
  • Automatische besteladviezen: leveranciers werden pas getriggerd als de voorraad daalde onder een slimme minimumgrens.

“Waar ik vroeger volledig afhankelijk was van Excel, zie ik nu letterlijk in één oogopslag welke producten ik morgen moet inkopen of juist moet afprijzen,” vertelt Karel. “Het verschil in rust en overzicht is enorm.”

Van manueel naar strategisch

Door de integratie met zijn financiële administratie ontstond voor Karel een wereld aan nieuwe mogelijkheden.

Zo werd hij niet alleen gewaarschuwd voor lage voorraden, maar zag hij ook de impact op cashflow, marges en levertijden. Hij hoefde dus niet meer blind te kopen of te gokken op volumes. Decision-making veranderde van paniekvoetbal naar strategisch plannen.

Zijn magazijnteam merkte het effect meteen. Geen gesteggel meer over verkeerde pakbonnen, maar overzicht via scanners en dashboards die real-time werden bijgewerkt. Retouren daalden met 40% en klanttevredenheid schoot omhoog.

emblem

Van stress naar schaalbaarheid

Het belangrijkste inzicht voor Karel was dat Business Central niet alleen brandjes bluste, maar zijn hele logistiek schaalbaar maakte.

Een concreet voorbeeld: vroeger moest hij bijna zelf koffie zetten voor het magazijnteam, omdat iedereen voortdurend in crisisstemming werkte. Nu kan één medewerker het werk van drie doen, simpelweg omdat het proces strak geautomatiseerd is. Van ontvangst tot verzending klopt de flow.

Het mooiste? Karel ziet nu duidelijke trends die hem helpen groeien. Hij kan met vertrouwen besluiten om nieuwe producten aan het assortiment toe te voegen, zonder angst dat het administratie- of voorraadproblemen oplevert.

Meetbare resultaten

Na zes maanden werken met het nieuwe logistieke systeem, schreef Karel de winstpunten op:

  • 30% minder opslagkosten door efficiënter voorraadbeheer.
  • 40% minder retouren dankzij foutloos order picken.
  • 50% sneller uitleveren door geautomatiseerde processen en slimme looproutes.
  • 100% vertrouwen dat hij klanten kan leveren wat hij belooft.

“Het voelt alsof ik van een rommelig pakhuis naar een hightech distributie centrum ben gegaan, zonder dat ik er een nieuw pand voor hoefde te bouwen,” zegt Karel.

Wat jij hierin herkent

Waarschijnlijk herken jij het ook: dozen die in de weg liggen, producten die altijd net tekort zijn, klanten die mopperen over levertijden en collega’s die overspannen raken van ad-hoc oplossingen. Het hoort bij de groeipijnen van een MKB’er, maar het hóeft niet zo te blijven.

Zoals bij Karel geldt ook hier: de stap van Excel en gevoel naar geautomatiseerd inzicht maakt het verschil tussen overleven en groeien.

De les van Karel

“Kijk, ondernemen is geweldig,” zegt Karel. “Maar chaos in je magazijn kan de glans er heel snel afhalen. Door Business Central voelt logistiek eindelijk niet meer als stress, maar als een strategisch voordeel. Ik stuur nu mijn bedrijf alsof ik in een cockpit zit met overzicht, grip en vertrouwen.”

Call-to-action

Ben jij een MKB’er welke De illusie heeft van voldoende voorraad, net als Karel?
Vraag vandaag nog een gratis demo van de WMS binnen Business Central aan via Xiptra.

NEEM CONTACT OP

Volgende stap in de reis

In Aflevering 3 van De reis van een MKB’er ontdekken we hoe Karel zijn Sales in een stroomversnelling brengt met Van offerte tot factuur. Blijf ons volgen. Want de reis van Karel is ook de reis van duizenden andere ondernemers die klaar zijn voor groei.