De reis van een MKB’er Aflevering 3

Het trage radertje

In het begin was er niets aan de hand. Karel stuurde zelf offertes, belde klanten na en maakte facturen met de hand. Simpel, overzichtelijk, kleinschalig. Maar met de groei van Techno Groothandel veranderde de dynamiek volledig. Er kwamen meer klanten, meer offertes, meer afspraken en méér verwachtingen.

Wat misging was pijnlijk duidelijk:

• Offertes werden te laat verstuurd of raakten zoek in mailboxen.
• Prijzen waren soms inconsistent door verschillende Excel-lijstjes.
• Het maken van een factuur duurde dagen omdat gegevens handmatig opnieuw moesten worden ingevoerd.
• Relevante klantinformatie zat versnipperd in losse notities, Outlook en papieren mappen.

“Het voelde alsof ik elke keer opnieuw het wiel moest uitvinden,” legt Karel uit. “Terwijl we juist snelheid en professionaliteit moesten uitstralen naar onze klanten, was ik vooral bezig met achter de feiten aanlopen.”

Het gevolg? Potentiële klanten haakten af omdat offertes te laat of te slordig kwamen. Bestaande klanten voelden zich niet altijd gehoord. En het salesteam raakte gefrustreerd omdat ze meer tijd kwijt waren aan administratie dan aan echte klantgesprekken.

Het kantelpunt

De echte confrontatie kwam toen een grote prospect – een internationale bouwgroep – na weken wachten koos voor een concurrent. Niet omdat TechnoGroothandel duurder of minder goed was, maar simpelweg omdat de offerte te laat en incompleet arriveerde.

“Dat deed pijn,” geeft Karel toe. “We hadden de deal zó kunnen gebruiken. Maar ik wist ook: dit is geen incident. Ons proces klopt niet, en dat moet ik nu fixen.”

Via Xiptra ontdekte hij de mogelijkheden van de verkoop- en CRM-modules van Microsoft Dynamics 365 Business Central. Hij kende het systeem al van zijn financiële en logistieke processen en realiseerde zich dat de ontbrekende schakel precies daar lag: in het samenbrengen van sales, klantbeheer en facturatie.

Van losse flodders naar strak proces

Samen met Xiptra bracht Karel in kaart hoe het ideale verkoopproces eruit moest zien. De uitkomst was helder: één geïntegreerd systeem dat het hele traject afdekt, van eerste contact tot laatste factuur.

Toen Business Central eenmaal stond, merkte hij direct de veranderingen:

• Geïntegreerd CRM: alle klantgegevens, contactmomenten en notities waren gebundeld in één centraal overzicht. Geen losse post-its of eindeloze mailboxscrolls meer.
• Snelle offertes: binnen enkele minuten genereerde zijn team nette, gepersonaliseerde offertes – altijd met de juiste prijzen, kortingen en voorwaarden.
• Automatische opvolging: herinneringen en taken liepen automatisch binnen, zodat geen enkele prospect in de vergetelheid raakte.
• Naadloze facturatie: zodra een offerte digitaal werd geaccepteerd, kon direct de factuur worden gemaakt, zonder dubbele invoer of fouten.

“Voorheen kostte het maken van een offerte makkelijk een uur, inclusief zoeken, kopiëren en checken,” vertelt Karel. “Nu is het vaak binnen tien minuten geregeld, en weet ik dat alles klopt. Dat geeft rust en professionaliteit.”