• emblem

    Huiswerk voor een succesvolle ERP-implementatie met Microsoft Dynamics 365 Business Central

emblem

Een goede voorbereiding is het halve werk

Het implementeren van een ERP-systeem is veel meer dan het simpelweg uitrollen van nieuwe software. Het is een strategische verandering die een enorme impact kan hebben op je hele organisatie. Of je nu een logistiek bedrijf runt, producent bent of actief bent in de handel, de overgang naar Microsoft Dynamics 365 Business Central vraagt om een gedegen voorbereiding, betrokkenheid van je medewerkers en een heldere strategie. Bij Xiptra begeleiden we MKB-bedrijven door het hele traject van ERP-implementatie. Maar ook jij als klant hebt een cruciale rol: het maken van het huiswerk. Dat huiswerk versnelt de implementatie, maakt het proces soepeler en vergroot de kans op succes aanzienlijk. Lees in dit uitgebreide artikel hoe je je organisatie klaarmaakt voor een succesvolle implementatie, met concrete acties, tips en praktische adviezen, toegespitst op jouw specifieke branche.

Breng je processen grondig in kaart: de blauwdruk voor verandering

Zonder precies inzicht in hoe je organisatie nu werkt, is het onmogelijk om Business Central optimaal in te richten. Dit is je basis.

  • Wat gebeurt er in jouw orderverwerking? Van eerste klantcontact tot de facturatie.
  • Hoe beheer je jouw voorraad? Welke systemen en regels gebruik je?
  • Wat is het verloop van je productieplanning? Zijn er bottlenecks, piekmomenten?
  • Hoe is je logistieke keten opgebouwd? Van ontvangst goederen tot distributie naar klanten.

Tip: Visualiseer je processen met simpele flowcharts of schema’s. Dit maakt inefficiënte stappen zichtbaar en verzamelt meteen wensen voor verbetering. Bijvoorbeeld, wellicht zijn er manuele handelingen die je wilt automatiseren via Business Central. Of je ziet dat rapportages nu veel tijd kosten, terwijl je via ERP realtime inzicht wil. Kennis van je proces helpt je ook om een realistisch implementatieplan op te stellen, want Business Central is modulair: je kiest welke onderdelen je inzet (financiën, inkoop, productie, magazijnbeheer enzovoorts).

emblem

Verzamel én controleer je data: kwaliteit begint met goede input

Een ERP-systeem is maar zo goed als de data die erin zit. Voordat je gaat migreren, is het cruciaal om alle basisgegevens te verzamelen en grondig te controleren:

  • Klanten- en leveranciersgegevens
  • Artikellijsten en stuklijsten (BOM’s)
  • Voorraadstanden
  • Financiële grootboekrekeningen
  • Prijslijsten en kortingen

Opruimen loont: Dubbele, verouderde of onvolledige data zorgen voor fouten, vertraging en frustratie bij gebruikers.
Maak daarom een grondige opschoning vóórdat je start met de migratie. Het voorkomt dat je met een rommelig systeem eindigt. Daarnaast zorgt een schone dataset voor een snellere en soepelere implementatie, omdat er minder correcties nodig zijn.

Bepaal je doelstellingen: waar wil je met je organisatie naartoe?

Voordat je begint is het essentieel om helder te hebben welke problemen je wilt oplossen en welke doelen je nastreeft met Business Central.

  • Minder handmatig werk en efficiëntere processen
  • Betere traceerbaarheid in de supply chain
  • Snellere en meer inzichtelijke rapportages
  • Meer grip op de kosten en marges

Helderheid is je kompas. Deze doelen helpen je keuzes maken tijdens de inrichting en zorgen dat iedereen in de organisatie dezelfde kant op werkt. Het voorkomt ook dat je verdwaalt in functies of modules die niet bijdragen aan je strategie.

Stel een sterk intern projectteam samen: de motor van de implementatie

Een ERP-implementatie is een organisatie brede verandering. Betrokkenheid van verschillende disciplines en goed teamwork is daarom wat het verschil maakt.

Denk aan teamleden uit:

  • Administratie en Finance
  • Verkoop
  • Inkoop
  • Logistiek en magazijn
  • Productie (indien relevant)

Belangrijk: Zorg dat de leden voldoende tijd krijgen om mee te denken, te testen en feedback te geven. Hun praktijkervaring helpt het systeem écht werkbaar te maken. Dit team is ook het eerste aanspreekpunt voor communicatie richting de rest van de organisatie en draagt zorg voor adoptie van de nieuwe werkwijze.

emblem

Denk goed na over integraties en koppelingen: verbonden systemen werken beter

In veel bedrijven draait al software die essentieel is voor het dagelijks werk. Denk aan webshops (zoals Shopify, Magento), scansystemen in het magazijn, boekhoudpakketten of Transport Management Systemen (TMS).

Vooruitdenken loont: Geef duidelijk aan welke systemen je wil koppelen met Business Central. Zo kunnen onze consultants en architecten hier in het ontwerp rekening mee houden. Dit voorkomt achteraf dure aanpassingen of verlies aan data-integriteit.

Business Central integreert standaard naadloos met Office 365 en diverse branche specifieke apps, waardoor je een krachtig totaalpakket hebt.

Bereid je medewerkers goed voor op verandering: communicatie is de sleutel

Een nieuw ERP-systeem betekent vaak een andere manier van werken. Dat kan weerstand oproepen als mensen niet worden meegenomen in het verhaal.

  • Leg uit waarom deze verandering nodig is
  • Betrek je medewerkers actief in het proces
  • Organiseer tijdig trainingen en begeleiding

Verandering begint bij communicatie. Hoe beter je medewerkers voorbereid zijn, hoe sneller ze het nieuwe systeem omarmen en ermee gaan werken. Dat zorgt voor een soepelere overgang en minder frustratie op de werkvloer.

Reserveer voldoende tijd en capaciteit: een implementatie vraagt commitment

Een ERP-implementatie kost tijd en energie van je organisatie. Naast de implementatie door Xiptra zijn er ook workshops, testsessies, opleidingen en datamigraties waar jouw team aan mee moet doen.

Plan vooruit: Maak ruimte in de agenda’s van je projectteam en medewerkers. Dit voorkomt uitstel en zorgt dat het proces vlot blijft lopen. Zo verhoog je de kwaliteit van het eindresultaat en de snelheid van implementatie. Ondanks dat Business Central cloud based is en snel uitgerold kan worden, is een goede planning onmisbaar.

emblem

Xiptra helpt je stap voor stap: jouw partner in groei

Bij Xiptra begrijpen we dat elk MKB-bedrijf uniek is. Daarom begeleiden we je persoonlijk en pragmatisch door alle fasen van de ERP-implementatie met Microsoft Dynamics 365 Business Central.

  • Van het in kaart brengen van processen, het datamanagement tot implementatie en nazorg.
  • We combineren onze Rotterdamse aanpak: nuchter, effectief en resultaatgericht.
  • We zorgen dat je meer inzicht krijgt in je bedrijfsvoering, processen optimaliseert en sneller handelt.
  • We maken gebruik van de nieuwste technologieën binnen het Microsoft-ecosysteem voor optimale schaalbaarheid en intelligentie.

Jouw huiswerk is geen speldenprik: het is de onmisbare motor voor een succesvolle ERP-start.

Veelgestelde vragen over ERP-implementatie met Business Central

Hoe lang duurt een implementatie?
Doorgaans tussen 3 en 12 maanden, afhankelijk van het aantal modules en complexiteit van het project. Ook jouw voorbereiding versnelt het proces.

Kan ik mijn huidige software blijven gebruiken?
Ja, Business Central integreert eenvoudig met veel bestaande systemen. Dit zorgt dat je niet alles tegelijk hoeft te veranderen.

Wat als mijn medewerkers niet gewend zijn aan ERP?
Met goede communicatie en training begeleiden we je medewerkers naar de nieuwe werkmethoden. Wil je weten hoe jouw organisatie zich het beste kan voorbereiden op een ERP-implementatie? Of ben je benieuwd wat Microsoft Dynamics 365 Business Central voor jouw bedrijf kan betekenen?

Neem vrijblijvend contact op met Xiptra voor een adviesgesprek. We laten je graag zien welke voordelen Business Central kan bieden en hoe wij je op maat kunnen ondersteunen in dit traject.

NEEM CONTACT OP!