• emblem

    Hoeveel gebruikers kan Business Central ondersteunen ?

emblem

Een slimme IT-manager kijkt verder dan cijfers..

Stel je voor: je bedrijf groeit. Niet alleen in omzet, maar ook in mensen, processen en ambities. Je ERP-systeem moet mee kunnen bewegen. Maar hoe schaalbaar is Microsoft Dynamics 365 Business Central eigenlijk? En hoeveel gebruikers kan het ondersteunen voordat de motor begint te sputteren? Het antwoord is genuanceerd. En precies dát maakt het interessant voor jou als IT-manager.

Business Central: gebouwd voor groei

Microsoft Dynamics 365 Business Central is ontwikkeld voor het MKB. Toch vergis je niet: dit is geen lichtgewichtoplossing. Het platform is robuust, flexibel en ontworpen om mee te bewegen met je organisatie. Of je nu klein start met 5 gebruikers of doorgroeit naar 300, Business Central kan die schaalgrootte moeiteloos faciliteren.

Microsoft communiceert geen harde limiet op gebruikersaantallen. In de praktijk blijkt dat tot 300 gebruikers het systeem soepel functioneert – mits goed ingericht. Niet zelden zijn er zelfs organisaties die Business Central hebben opgeschaald naar meer dan 1.000 gebruikers. Dan kom je in het speelveld van maatwerk, performance tuning en strategische IT-keuzes.

emblem

Schaalbaarheid is geen getal, maar een mindset

Een ervaren IT-manager weet dat schaalbaarheid meer is dan het optellen van gebruikerslicenties. Het draait om de vraag of het systeem onder druk blijft presteren:

  • Hoe responsief is de interface bij piekbelasting?
  • Is dataconsistentie gegarandeerd bij honderden gelijktijdige transacties?
  • Hoe blijft de beveiliging overeind bij complexe rolstructuren?
  • Kunnen integraties met CRM, e-commerce of WMS-systemen de extra load aan?

De cloud versie van Business Central – geleverd als SaaS – biedt hier een grote troef. Achter de schermen schaalt de infrastructuur automatisch mee. Servers, patches, load balancing of updates? Dat ligt in handen van Microsoft. Jij kunt je als IT-manager focussen op de businessdoelen, wetende dat de technologische fundering meegroeit.

Slim omgaan met licenties

Schaalbaarheid gaat ook over kostenbeheersing. Business Central kent drie hoofdtypen gebruikerslicenties:

  • Essentials – voor kernprocessen zoals boekhouding, verkoop, inkoop en voorraadbeheer.
  • Premium – met aanvullende modules voor productie en servicebeheer.
  • Team Members – voor medewerkers die beperkte toegang nodig hebben, zoals rapportages bekijken, goedkeuren of uren registreren.

Daarnaast bestaan nog Device-licenties, ideaal voor gedeelde werkstations in bijvoorbeeld magazijnen.

Een slimme IT-manager kiest bewust: niet iedereen hoeft een Premium-licentie. Door een mix van Essentials, Premium en Team Members samen te stellen, houd je de kosten laag en de productiviteit hoog.

Maatwerk: vriend én vijand

Business Central is modulair en eenvoudig uit te breiden via apps en maatwerk. Dat biedt kansen: je proces stroomlijnen, integraties met partnersystemen realiseren, of net dat unieke concurrentievoordeel opbouwen.

Maar er zit een keerzijde. Elke extensie vraagt systeemresources. Naarmate het gebruikersaantal groeit, kan slecht ontwikkeld maatwerk een bottleneck vormen. Performanceproblemen sluipen er vaak ongemerkt in.

Daarom zijn er drie gouden regels:

  • Review je code regelmatig.
  • Test performance met realistische scenario’s.
  • Houd je aan ontwikkel best practices.

Xiptra ondersteunt je hierin. Wij zetten maatwerk in als groeiversneller, zonder concessies aan schaalbaarheid.

emblem

Cloud of On-Premises ?

De keuze waar je Business Central draait, bepaalt mede de schaalbaarheid.

Cloud (SaaS via Microsoft)

  • Automatische schaalbaarheid
  • Geen serverbeheer nodig
  • Altijd up-to-date
  • Ideaal voor organisaties met groeiambities

On-Premises

  • Maximale controle over infrastructuur
  • Soms lagere maandlasten
  • Vereist eigen IT-expertise en investeringen
  • Schaalbaarheid afhankelijk van je hardware

Voor de meeste MKB-bedrijven is de cloud de logische weg. Toch kan on-premises interessant blijven, met name in productieomgevingen met specifieke compliance- of latency-eisen.

Best practices voor IT-managers

Om Business Central schaalbaar en soepel te houden bij een groeiend gebruikersaantal:

  • Monitor actief met tools zoals Telemetry en Application Insights.
  • Investeer in training – goed getrainde gebruikers voorkomen fouten én systeemdruk.
  • Optimaliseer workflows – minder klikken, minder fouten, hogere performance.
  • Werk samen met een ervaren partner – die performanceproblemen vóór is.
  • Plan op groei – denk in scenario’s: een verdubbeling in personeel, internationale uitbreiding of een nieuwe businessunit.

Realistische scenario’s

Een richtlijn voor gebruikersaantallen en wat dat betekent:

  • Tot 50 gebruikers: standaardconfiguratie volstaat, nauwelijks tuning nodig.
  • 50–300 gebruikers: cloudversie sterk aanbevolen; inrichting en training cruciaal.
  • 300+ gebruikers: haalbaar, maar vergt zorgvuldig maatwerk, tuning en strategische keuzes.

Bij Xiptra zien we vaak klanten die starten met 20 gebruikers en in enkele jaren doorgroeien naar 50 of meer. Met de juiste inrichting en licentiestructuur blijft het systeem dan net zo wendbaar als op dag één.

Het standpunt van Microsoft

Microsoft positioneert Business Central voor bedrijven tot ongeveer 300 gebruikers. Wie groter groeit, komt eerder uit bij Dynamics 365 Finance & Operations – de enterprise ERP-oplossing. Toch is die grens niet absoluut: met de juiste cloudarchitectuur en expertise is Business Central ook boven 300 gebruikers inzetbaar.

Conclusie: schaalbaarheid is een keuze

Business Central is schaalbaar. Maar hoe ver je gaat, hangt af van jouw aanpak.

  • Kies je voor cloud of on-premises?
  • Hoe strikt ben je in het bewaken van maatwerk?
  • Hoe goed train je gebruikers?
  • En vooral: stuur je schaalbaarheid actief of laat je die op je afkomen?
emblem

Bij Xiptra kijken we verder dan het hier en nu.

Wij helpen IT-managers niet alleen een ERP-pakket implementeren, maar een fundament neer te zetten dat meegroeit met ambities, markten en mensen. Want een ERP-systeem is geen eindproject – het is een groeiversneller. Wil je weten hoeveel gebruikers jouw Business Central kan dragen en hoe je klaarstoomt voor de volgende fase?

NEEM CONTACT OP

met Xiptra. Wij denken mee, regelen de techniek en bouwen samen met jou aan een toekomstbestendig digitaal fundament.