• emblem

    Van Exact of AFAS naar Business Central De ultieme migratiegids voor het MKB

emblem

Ben je klaar om jouw MKB-bedrijf naar een hoger niveau te tillen?

Veel ondernemers werken al jaren met Exact of AFAS, maar lopen tegen grenzen aan. Rapportages zijn beperkt, integraties stroperig en groei voelt soms als een gevecht met de software in plaats van een kans. In deze gids ontdek je waarom overstappen naar Microsoft Dynamics 365 Business Central een slimme zet is, hoe je dat veilig aanpakt en wat het je oplevert.

Waarom overstappen?

Exact en AFAS zijn jarenlang betrouwbare systemen geweest voor administratie en HR. Toch verandert de bedrijfswereld razendsnel. Klanten willen meer transparantie, processen worden complexer en digitalisering is onmisbaar. Wat gisteren efficiënt was, kan vandaag een remmende factor zijn. Business Central biedt een cloud gebaseerde oplossing die met je bedrijf meegroeit. Alles draait om schaalbaarheid, veiligheid en automatisering. Waar traditionele software vaak speelt binnen vaste kaders, opent Business Central een toekomst waarin systemen samenwerken en informatie naadloos stroomt tussen afdelingen, vestigingen en zelfs landen.

Toch is overstappen spannend. Veel ondernemers vragen zich af: hoe voorkomen we dat belangrijke data verloren gaat? Hoe zorgen we dat medewerkers direct met het nieuwe systeem overweg kunnen? Met een gestructureerde migratieaanpak en de juiste begeleiding is de overstap controleerbaar, voorspelbaar en winstgevend.

emblem

Vergelijking van functionaliteiten

Exact en AFAS blijven sterke spelers, vooral op het gebied van financiële administratie en personeelsbeheer. Maar bedrijven die verder willen groeien, lopen al snel tegen beperkingen aan. Vooral integraties met andere bedrijfsapplicaties zijn vaak omslachtig of vragen om dure maatwerkoplossingen. Microsoft Dynamics 365 Business Central onderscheidt zich door zijn brede ERP-benadering. Het combineert finance, logistiek, verkoop, inkoop en service in één omgeving en koppelt moeiteloos met tools die veel MKB’ers al gebruiken.

Een aantal onderscheidende voordelen:

  • Volledige integratie met Microsoft 365, Power BI en Power Platform.
  • AI en automatisering: met Copilot werk je sneller en maak je minder fouten, bijvoorbeeld bij facturatie of het voorspellen van cashflow.
  • Internationale schaalbaarheid: ideaal voor bedrijven met meerdere vestigingen of groeiambities over de grens.
  • Flexibele licenties: je betaalt alleen voor wat je gebruikt, zonder hoge onderhoudskosten.

Waar Exact en AFAS vooral administratief sterke oplossingen bieden, levert Business Central een end-to-end ERP die past bij moderne bedrijfsvoering: toekomstgericht, data gedreven en volledig in de cloud.

Het 6-stappenplan naar een succesvolle migratie

Een overstap naar Business Central is geen sprint, maar een gestructureerde route. Hieronder een bewezen aanpak in zes fases die door Xiptra vaak succesvol wordt toegepast.

Stap 1: Analyseer je huidige situatie
Breng in kaart welke processen nu draaien in Exact of AFAS. Welke koppelingen bestaan er, bijvoorbeeld met webshops of banksystemen? En waar zitten de pijnpunten? Denk aan beperkte rapportages, dubbele handelingen of gebrek aan realtime inzicht.

Stap 2: Stel je doelen vast
Wil je alleen de financiële administratie migreren of ook logistiek, voorraad en productie meenemen? Maak doelstellingen concreet: meer automatisering, snellere rapportages of betere besluitvorming met actuele data.

Stap 3: Kies de juiste partner
Een migratie vraagt kennis en ervaring. Kies een implementatiepartner met verstand van MKB-processen en ervaring met Dynamics 365 Business Central. Let op of de partner beschikt over templates, tools voor dataoverdracht en een duidelijke training- en supportaanpak.

Stap 4: Migreer je data zorgvuldig
Goede data is de basis van een betrouwbare ERP-omgeving. Begin met opschonen: verwijder verouderde, dubbele of irrelevante gegevens. Richt mapping in zodat velden correct aansluiten en voer altijd een proefmigratie uit voordat je echt live gaat.

Stap 5: Train je team
Gebruikersadoptie bepaalt het succes. Investeer in workshops, e-learning of praktijktraining. Laat medewerkers kennismaken met dashboards, automatiseringsflows en rapportages, zodat ze de voordelen direct ervaren.

Stap 6: Livegang en nazorg
Plan een rustige periode voor de livegang, bijvoorbeeld buiten piekseizoenen. Zorg dat je partner standby is voor ondersteuning. Monitor de eerste weken je KPI’s om verbeteringen snel zichtbaar te maken en eventuele knelpunten bij te sturen.

emblem

Risico’s en downtime minimaliseren

Migreren brengt altijd risico’s met zich mee, maar met een goed plan blijven die beperkt. Draai tijdelijk parallel: houd Exact of AFAS operationeel tijdens de overgang om zeker te zijn van continuïteit. Kies voor een gefaseerde implementatie: start met finance en voeg later logistiek of service toe. Maak voor de zekerheid volledige back-ups van je bestaande systemen en communiceer helder met je medewerkers over wat ze kunnen verwachten. Zo voorkom je onzekerheid en weerstand.

Kosten en rendement

Migratie kost tijd en geld, maar levert aantoonbaar veel op. Een overzicht van de belangrijkste componenten en voordelen:

Kosten:

  • Licenties: Business Central werkt met maandelijkse abonnementen, zonder verborgen onderhoudskosten.
  • Implementatie: afhankelijk van complexiteit en maatwerk, maar dankzij standaardtemplates is de doorlooptijd vaak kort.
  • Training: een investering die zich terugverdient in gebruiksgemak en foutreductie.

ROI-voordelen:

  • Tot 30% tijdsbesparing op administratieve processen.
  • 70% minder fouten dankzij automatisering.
  • Realtime inzicht in cashflow, voorraad en prestaties.
  • Schaalbaarheid zonder dure upgrades bij groei.

Gemiddeld verdient een MKB-bedrijf de investering binnen 12 tot 18 maanden terug. Niet alleen door lagere operationele kosten, maar vooral door snellere besluitvorming en hogere productiviteit.

Klaar voor de volgende stap?

De overstap van Exact of AFAS naar Microsoft Dynamics 365 Business Central is geen kleine stap, maar wel een slimme investering in de toekomst van je organisatie. Met een helder plan, een ervaren migratiepartner en goed voorbereide medewerkers kun je zonder stress migreren en direct profiteren van de voordelen van een modern ERP-systeem. Laat verouderde software geen rem meer zijn op je groei. Zet koers naar een geïntegreerde, toekomstbestendige manier van werken.

Plan direct een vrijblijvend adviesgesprek met een Xiptra-expert die jouw situatie persoonlijk analyseert en een migratieplan op maat uitwerkt.

NEEM CONTACT OP!